Von einem anderen Programm wechseln, ohne die Vergangenheit zu verändern

01Die Regel über allem: ein Import ergänzt

Alles, was vor dem Umzug liegt, ist bereits gemeldet. Ein Import darf diese Zeiträume abbilden, aber nicht neu berechnen — sonst zeigt Ihr neues Programm für ein abgegebenes Quartal andere Zahlen als Ihre Erklärung.

Die steuerliche Einordnung wird deshalb übernommen, nicht nachgerechnet. Was damals als Reverse Charge behandelt wurde, bleibt Reverse Charge — auch wenn das neue Programm es heute anders entscheiden würde.

Und aus demselben Grund entstehen beim Import keine Vorgänge: kein Versand, keine Mahnung, keine Ablage. Ein Altbestand, der beim Einlesen anfängt zu arbeiten, schickt Mails an Kunden, deren Rechnung vor zwei Jahren bezahlt wurde.

02Falle eins: das Trennzeichen

Viele Exporte trennen mit Semikolon, nicht mit Komma, und tragen ein unsichtbares Zeichen am Dateianfang. Mit dem falschen Trennzeichen gelesen, erfindet jedes Feld, das ein Komma enthält, eine neue Spalte.

Dabei entsteht kein Fehler. Die Datei wird gelesen, die Zeilen sind nur plötzlich dreimal so viele — und niemand merkt es, weil nichts abstürzt.

Dasselbe gilt für Anschriften mit einem Zeilenumbruch im Feld: ein Leser, der die Datei zeilenweise nimmt, zerschneidet sie mitten im Wort.

03Falle zwei: die abgeschnittene Null

Exporte schreiben Beträge gern ohne die letzte Null. Aus siebenhundertzwei Euro und zehn Cent wird eine Zeichenkette, die auf eine Eins endet. Wer die Nachkommastellen von rechts auffüllt, macht daraus einen Cent — jeder zehnte Betrag ist dann um den Faktor zehn verschoben.

Und umgerechnet wird über die Zeichenkette, nie über Fliesskomma. Eine Fliesskommazahl mal hundert ergibt nicht immer eine ganze Zahl — die Nachkommastellen, die dabei entstehen, sind nicht Ihr Geld, sondern die Ungenauigkeit des Rechners.

04Falle drei: das Feld heisst Steuersatz und ist keiner

Viele Exporte führen einen Vorgabesatz je Rechnung. Bei Reverse Charge steht dort weiter der Regelsatz, während der Steuerbetrag null ist — das Feld sagt, was voreingestellt war, nicht, was angewandt wurde.

Wer es als Steuersatz übernimmt, importiert reihenweise Rechnungen mit einer Steuer, die nie berechnet wurde. Der Satz gehört aus Betrag und Netto gerechnet — und dort, wo gar keine Steuer anfiel, gehört gar keiner hin.

05Die Nummern laufen weiter, sie beginnen nicht neu

Ihre alten Rechnungsnummern sind verschickt worden. Sie bleiben wörtlich stehen, auch wenn sie aus drei verschiedenen Programmen stammen und drei verschiedene Muster haben.

Der neue Nummernkreis schliesst oberhalb an — und zwar oberhalb der höchsten Nummer, die tatsächlich auf einer Rechnung stand, nicht oberhalb des Zählers im alten System. Die beiden sind nicht dasselbe, wenn im alten System nach dem Export noch Rechnungen entstanden sind.

Vergibt das neue Programm eine Nummer, die dieses Jahr schon einmal auf einer Rechnung stand, haben Sie zwei verschiedene Rechnungen mit derselben Nummer. Eine durchgehende Reihe im Jahr ist bei einer Prüfung leichter zu erklären als zwei überlappende.

Lücken in der alten Reihe sind übrigens normal: eine stornierte Rechnung, ein gelöschter Entwurf. Sie müssen erklärbar sein, nicht geschlossen.

06Was Sie vor dem Umzug prüfen

• Lässt sich der Import zurücknehmen? Ein Lauf, der nur vorwärts geht, ist keine Probe, sondern eine Entscheidung.
• Gibt es einen Lauf, der nichts schreibt? Erst zählen, dann anlegen.
• Stimmt Netto plus Steuer gleich Brutto in jedem einzelnen Datensatz — und trifft die Summe der Positionen den Kopf der Rechnung?
• Hat jede Rechnung einen Kunden und mindestens eine Position?

Diese vier Proben kosten eine Stunde und fangen die Fälle ab, in denen die Datei vollständig aussieht und es nicht ist.