Belege in fremder Währung: welcher Betrag in die Meldung gehört

01Der Fehler, den fast jeder macht

Software rechnet in kleinsten Einheiten: Cent, nicht Euro. Der Betrag einer Rechnung über zwanzig Dollar sieht in der Datenbank genau so aus wie der Betrag einer Rechnung über zwanzig Euro. Die Währung steht in einer Spalte daneben — und wird beim Summieren gern vergessen.

Wir haben genau das an unseren eigenen Belegen gefunden: Dollarbeträge liefen als Euro in die Erklärung. Die Zahlen sahen exakt aus, und sie waren es auch — nur nicht in Euro.

Das fällt nicht auf. Eine Summe mit gemischten Währungen ist eine ordentliche Zahl mit zwei Nachkommastellen; nichts an ihr sieht falsch aus. Auffallen würde es erst bei einer Prüfung, und dann rückwirkend für jedes abgegebene Quartal.

02Was Sie eintragen: den Betrag, der abgebucht wurde

Steht auf der Rechnung ein Dollarbetrag und hat die Bank dafür einen Eurobetrag abgebucht, dann ist der abgebuchte Betrag das, was Sie wirklich aufgewendet haben. Er ist eine Tatsache — belegt durch den Kontoauszug, nachprüfbar, datiert.

Ein Kurs ist keine Tatsache, sondern eine Regel: welcher Kurs an welchem Tag für eine Steuermeldung gilt, steht im Steuerrecht und nicht im Programm. Wer den Kurs selbst wählt, hat geraten.

Deshalb rechnet Invobookz nicht um. Es nimmt die Kontozeile, wenn es eine gibt, und fragt sonst nach dem Betrag — und die Meldung bleibt gesperrt, solange die Zahl fehlt. Eine geratene Zahl ginge als Datei an die Behörde.

03Wie sich netto und Steuer aufteilen

Der Kurs ändert den Betrag, nicht die Zusammensetzung. Was auf der Rechnung vier Fünftel netto und ein Fünftel Steuer war, ist es auch in Euro. Ein Bruttobetrag genügt deshalb — ein zweites Feld für die Steuer wäre ein zweiter Weg zu derselben Zahl und ginge irgendwann auseinander.

Gerechnet wird dabei über die Steuer, nicht über das Netto: die Steuer ist die Zahl, die die Behörde nachrechnet, also bekommt sie die Rundung. Das Netto ist der Rest. Andersherum stimmte die Summe zwar auch, aber der Cent läge in der falschen Zeile.

Beim Reverse Charge fällt das ganz weg: dort ist keine Steuer ausgewiesen, also ist der gesamte Betrag netto.

04Drei Fälle, in denen es keine Kontozeile gibt

Eine fehlende Verknüpfung sieht nach Nachlässigkeit aus. Meist ist sie eine Tatsache über den Vorgang:

• Privat ausgelegt und per Sammelüberweisung erstattet. Das Firmenkonto kennt dann nur die Summe, nie die einzelne Rechnung — hier hilft nur der private Auszug.
• Über ein Zahlungskonto gelaufen, das später geschlossen wurde. Dann ist der Betrag nicht mehr feststellbar, und das ist ein Ergebnis: die Zahl ist unbekannt, nicht null.
• Aus einem Jahr, für das es noch keine eingelesenen Kontobewegungen gibt.

Ein Hinweis, der dem Leser einen Weg anbietet, den es für seinen Fall gar nicht gibt, kostet ihn einmal einen Versuch und danach das Vertrauen. Deshalb fragt Invobookz zuerst, warum die Zeile fehlt.

05Was der Kontoauszug sonst noch verschweigt

Der Kurs der Bank gilt ohne ihre Gebühr. Wer den vollen abgebuchten Betrag durch den genannten Kurs teilt, kommt nicht auf den Rechnungsbetrag — die Differenz ist das Entgelt der Bank, und im CAMT-Format steht sie sogar als eigenes Feld.

Und zwei Abbuchungen zu einem Beleg heissen nicht „doppelt so viel“, sondern „nicht entschieden“: es kann eine Ratenzahlung sein oder ein Fehler in der Zuordnung. In beiden Fällen ist offen, welcher Betrag der Rechnung entspricht.